上海海洋大学研究生档案管理办法(060824)

发布者:系统管理员发布时间:2016-07-01浏览次数:167

上海海洋大学研究生档案管理办法

研究生档案管理是高校档案管理中的一项重要工作,同时也是一项政策性较强的工作。为了确保我校研究生档案管理工作的规范性和完整性,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理方法》和《上海市档案条例》,特制定研究生档案管理办法如下:


一、 档案管理范围

校研究生部负责保管所有全日制在籍研究生的档案和毕业研究生委托保管的档案。定向、委培研究生的档案一般由原单位保管。


二、 档案内容

1、 入学前材料

2、 入学材料:报考攻读硕士(博士)学位研究生登记表、新生登记表或在校硕士生攻读博士(含硕博连读、提前攻博、转读博士)审批表等;

3、 培养材料:研究生成绩单等;

4、 学籍变动材料:休学、停学、退学、转学、复学文件及转专业申请表、提前毕业审批表、延长学习年限申请表等;

5、 授予学位材料:学位证书及毕业证书复印件、学位评定委员会意见等;

6、 毕业材料:毕业研究生登记表、毕业研究生体检表及就业通知书等;

7、 奖、惩材料:各种奖励、表彰登记表及纪律处分文件;

8、 参加党派材料:团员、党员、入党积极分子或民主党派有关材料及相关评议表等;

9、 其它应存档材料:对研究生在校情况具有鉴定结论性的材料。


三、 档案查阅规定

1、 查阅档案者应事先征得校研究生部的同意,并办理登记手续后,方能查阅;外单位查阅档案者办理手续时必须持单位介绍信及本人身份证、工作证等有效证件;

2、 在校研究生,不得查阅本人和其他同学的档案。确有需要者,应提交书面申请,征得研究生部同意后方可办理登记手续,由档案管理人员代理查阅并提供查阅结果;

3、 查阅档案应在档案室内或指定地方进行;

4、 档案内容应严格保密,不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散、不得任意增删;

5、 因需要而摘录档案内容的,须征得档案管理人员同意。对其摘录部分,由档案管理人员与原文核实无误后,写明材料出处及日期,加盖公章;

6、 复印档案者,需向档案管理人员提出申请,征得同意后方可复印;

7、 档案使用完毕,由使用者和管理人员共同清点并进行归还登记;

8、 档案使用者应填写《研究生档案使用登记表》,以便留存改进。


四、 档案转递要求

1、 在研究生管理工作中形成的应归档材料应由相关人员及时送交研究部档案管理人员;

2、 档案管理人员应建立研究生档案归档清单,凡进出档案须严格手续,逐一登记;

3、 转递研究生档案应通过机要部门或派专人送取,严禁本人携带;

4、 转出档案应完整齐全,按规定经过认真的整理,不得扣留部分材料或分批转出;

5、 转递研究生档案者应按有关规定严格包封所有档案材料,并加盖密封章,填写机要文件交寄单(一式两份),由接交双方签字盖章,以机密件寄出;

6、 研究生就业后,档案管理人员应及时将档案移交给毕业研究生就业单位或其他主管部门,并收回就业单位或其主管部门的回执单。


五、 档案投递去向

1、 定向、委培研究生在校期间发生的归档材料在其毕业后由学校统一寄往其入学前档案保管单位;

2、毕业前领取报到证的研究生,档案发往有人事档案保管权的就业单位或毕业后户籍所在市、县(区)的人才交流中心或职业介绍中心;未落实就业单位并委托学校保管档案的毕业研究生,在签署有关协议后档案由研究生部暂为保管;其他毕业研究生的档案一律发回生源所在市、县(区)人事局或职业介绍中心。

3、经学校批准予以退学的研究生,入学前为在职人员的,在校期间发生的归档材料由学校统一寄往其入学前档案保管单位;其他人员按已有毕业学历和就业政策可以就业的,报上海市毕业生就业部门办理相关手续后,档案发往有人事档案保管权的就业单位或就业后户籍所在市、县(区)的人才交流中心或职业介绍中心;在退学决定书送交之日起三个月内没有聘用单位的,档案档案退回生源所在市、县(区)人事局或职业介绍中心。


六、本办法自公布之日起实施,由校研究生部负责解释。